مرتب‌سازی و بهینه‌سازی بوکمارک‌ها، فایل‌ها و فولدرها و تلگرام

بخش مهمی از زندگی ما در دنیای دیجیتال است. برای مثال، بسیاری از ارتباطات ما در موبایل و کامپیوترمان ذخیره شده‌اند. اگر گوشی‌مان را گم کنیم (و از مخاطبین پشتیبان نگرفته باشیم) ارتباط‌مان با خیلی‌ها قطع می‌شود.

وقتی حجم و مقدار یک چیزی زیاد می‌شود، بحث مدیریت (management) و مرتب‌سازی و هماهنگی (organizing) مطرح می‌شود. مثلا نگهداری ۱۰-۱۵ جلد کتاب اصول و ترتیب خاصی نیاز ندارد. اما نگهداری ۲۰۰ جلد کتاب نیاز به یک قفسه بزرگ و دسته‌بندی مشخص دارد.

مثلا دسته‌بندی کتاب‌ها بر اساس داستانی یا غیرداستانی بودن. یا جدا کردن کتاب‌های تخصصی‌مان از باقی کتاب‌های غیرداستانی. مثلا اگر من رشته‌ام اقتصاد، کامپیوتر یا پزشکی است، لازم است برای کتاب‌های رشته‌ام مکان جداگانه (یا یک طبقه جدا) در نظر بگیرم.

با این مقدمات می‌خواهم چندجایی که می‌توان کمی مرتب‌تر بود را یادآوری کنم و البته روش خودم برای مرتب‌سازی و مدیریت چیزها را هم توضیح بدهم. اگر ایدۀ خوبی دارید خوشحال می‌شوم برایم بگویید.

بوکمارک‌های کروم (یا هر مرورگری)

من هم تا مدت‌ها در خسران بودم. هزاران بوکمارک روی مرورگرم داشتم و تقریباً دسته‌بندی در کار نبود. کم‌کم تغییراتی ایجاد کردم. مثلا برای بوکمارک‌های روزنوشته‌ها و متمم فولدر درست کردم. برای چیزهایی که باید دانلود کنم فولدر جدا درست کردم. و الی آخر.

هربار که کمی دسته‌بندی بوکمارک‌های مرورگرم را بهبود می‌دهم، انگار یک بار ذهنی سبک شده. با این کار زمان وبگردی یا گشتن به دنبال مطلبی که قبلاً نشان کرده‌ام دستم بازتر و سرم خلوت‌تر است.

همانطور که گفتم تا مدت‌ها به صورت خرکی تمام صدها و شاید هزاران بوکمارکم یک جا بودند. یعنی Bookmarks bar. جایی که محل پیش‌فرض ثبت بوکمارک‌های کروم است.

بعدها کم‌کم فولدرهای مختلفی اضافه کردم.

برای دیدن نسخه باکیفیت عکس‌های این نوشته، روی عکس‌ها راست‌کلیک کنید و گزینه Open image in new tab را بزنید.

شکل فعلی این است:

زیاد در محتوای بوکمارک‌ها کنجکاوی نکنید و ذهن‌تان را روی اصل قضیه متمرکز نگه دارید. [چشمک]

مثلا اگر اشتباه نکنم در یک ویدئو از آقای عادل طالبی یا کس دیگری دیدم فولدری به نام Reading List در مرورگرشان هست. آن موقع هنوز ویژگی Reading list خود کروم اضافه نشده بود. من هم فولدری ساختم به نام To Read Later. این فولدر به تازگی به دو بخش تقسیم شد. To Read ASAP و To Read Sometime.

من آن اوایل چیزی که خوانده بودم و چیزی که قرار بود بعدا بخوانم را در همان بوکمارکس بار نگه می‌داشتم. بنابراین ایده فولدر Reading List واقعاً خوب بود. باز به تازگی که کمتر حوصله وبگردی دارم متوجه شدم که فولدر To Read Later خیلی شلوغ شده.

پس تصمیم گرفتم باز یک جداسازی انجام دهم. آمدم چیزهایی که در اولین فرصت باید بخوانم و فوری و مهم هستند را از چیزهایی که برای خواندن‌شان عجله‌ای نیست جدا کردم. که این هم ایده خیلی خوبی بود.

یا مثلا. تا همین چندماه پیش پست‌ها و نوشته‌های خوب وب انگلیسی و فارسی را در بخش بوکمارکس بار نگه می‌داشتم. اول برای محتواها و وبلاگ‌های انگلیسی و بعدتر برای فارسی‌ها فولدر جدا ساختم تا وبلاگ‌ها و محتواهای خوب‌شان از باقی چیزها جدا شوند.

برای مثال الان در بخش Bookmarks bar بیشتر بوکمارک‌ها از جنس ابزار و سایت‌های کاربردی هستند.

فایل‌هایی کامپیوتر (فیلم، کتاب، سند، عکس، آهنگ)

متمم: نکاتی در مورد دسته بندی فایلها و فولدرها در کامپیوتر و موبایل

برای این مورد درس متمم را به شدت توصیه می‌کنم. خود من با توجه به این توصیه یک پوشه به اسم Backup ساختم که تمام فایل‌های مهم داخلش هستند. جدای از کامپیوتر، روی یک فلش مموری و یک هارد اکسترنال هم نگه داشتمش.

این هم نمایی از بخشی از فولدرهای من. فکر کنم که فولدرهای موزیک و آهنگ یک شخص خیلی ساده و دقیق او را معرفی می‌کنند. شایان ذکر است که من کمتر از ۵-۱۰ درصد کتاب‌های الکترونیکی (و غیرقانونی)ام را خوانده‌ام. البته وضع در مورد کتاب‌های فیزیکی خیلی بهتر است و اصلاً اینگونه نیست.

توضیحات عکس: از راست به چپ، NAVIDCACHE که فولدر اصلی فایل‌های شخصی من است. اولین پوشه فایل‌های مختلف (بیشتر عکس) است که باید مرتب شوند. بقیه هم بیشترشان گویا هستند. به جز آخری. که محتوای خودش در ستون دوم است.

پوشه Zzz-Others پوشۀ پوشه‌های کم‌کاربردتر است. هرچیزی که در فولدر نویدکش می‌بینید تقریبا هرروز یا بیشتر روزهای هفته مورد استفاده قرار می‌گیرد. راستی نامش هم در اصل باید Others خالی می‌بود اما از قصد حرف z را به ابتدایش اضافه کردم که در انتهای فولدرها قرار بگیرد. یک جور سوگیری یا میل ذهنی است.

حالا که بحثش شد. اولین پوشه گروه Zzz-Others پوشه بوکمارک‌هاست. که شامل بک‌آپ‌های ماهانه من از بوکمارک‌های کروم است. برای خروجی گرفتن (بک‌آپ گرفتن) از بوکمارک‌های کروم می‌توانید از این راه عمل کنید:

با فشردن کلید ترکیبی Ctrl + Shift + O یا از طریق سه نقطه بالا سمت راست صفحه مرورگر به بخش بوکمارک‌ها بروید. سه نقطه داخل نوار رنگی (برای من آبی) بالا سمت راست صفحه را بزنید. گزینه Export را بزنید. فایل را پیش خودتان نگه دارید و بعدا که مرورگرتان را عوض کردید می‌توانید از همین مسیر بیایید و گزینه Import را انتخاب کنید و تمام بوکمارک‌هایتان را بارگذاری کنید.

در حال حاضر بهترین تقسیم‌بندی ممکن که به نظرم می‌رسیده را برای Books پیاده کرده‌ام. اما بخش Non-Fiction نیاز به تقسیم‌بندی بهتری دارد. برای مثال تمام کتاب‌های تاریخی، سیاسی، جامعه‌شناسی و فلسفه یک جا قرار دارند. البته بخشی از دلیل هم این است که مطالب‌شان همپوشانی دارد.

یا فولدری که دوباره نامش را Non-Fictions گذاشته‌ام در واقع شامل کتاب‌هایی است که نمی‌توانم همه‌شان را با در یک دسته‌بندی قرار بدهم. مثلا How to create a mind از Ray Kurzweil، Superforecasting از Philip Tetlock، The Art of Thinking Clearly از رولف دوبلی، Telling Lies از Paul Ekman و غیره. اگر نام این کتاب‌ها را سرچ کنید متوجه می‌شوید که ارتباط چندانی با هم ندارند. فعلا بهترین توصیفی که ازشان به ذهنم می‌رسد ناداستان یا غیرداستانی است. علمی هم می‌شد اما به خاطر بعضی‌هایشان نمی‌شود.

و اما فولدر موزیک. برای موزیک هم دسته‌بندی کلی من بر اساس با کلام و بی‌کلام است. همانطور که می‌بینید یک فولدر با نام Instrumental یا بی‌کلام دارم. فولدر AOT یا اتک آن تایتان موسیقی‌های آن انیمۀ زیباست، لو-فای و هانس زیمر هم تماماً بی‌کلام هستند.

داستان خودم و موسیقی را بعداً در برگه‌اش یا در پستی تعریف می‌کنم. در این چندسال اخیر تازه دارم از موسیقی لذت می‌برم.

همچنین بنا به توصیه متمم در درسی که لینکش را دادم، یک پوشه مخصوص هم دارم که فایل‌های مهم داخلش هستند و در یکی دو جا خارج از کامپیوترم نگه‌اش می‌دارم.

تلگرام

تلگرام – که به نظر من بعد از گوگل یکی از بهترین سرویس‌های دنیای اینترنت است – چند وقت پیش قابلیت فولدربندی چت‌ها را معرفی کرد. خودش هم یک سری فولدر پیشنهادی دارد. که من چندتایشان را استفاده کرده‌ام.

درست یادم نیست اما فکر کنم فولدر People که در تصویر می‌بینید پیشنهاد خود تلگرام بود. یعنی تمام چت‌های دونفره‌تان را با هم یک‌جا می‌آورد. و همینطور فولدر Bots.

اما فولدر Fun، Business، University را خودم ساختم. از اسم‌هایشان هم تقریبا معلوم است. فان برای جوک و میم است. بیزینس برای کانال‌های مالی (اقتصاد، ارز دیجیتال و غیره) است. یونیورسیتی برای تمام گروه‌ها و کانال‌های مربوط به دانشگاه است.

اگر با همکاران مختلفی، چت‌های کاری را داخل تلگرام انجام می‌دهید، شما هم می‌توانید تمام چت‌های مربوط به کارتان را یکجا جمع کنید. مثلا یک پوشه به نام Work بسازید. تمام اشخاص و گروه‌ها و کانال‌هایی که مربوط به کار هستند را در آن قرار دهید.

راستی گذاشتن یک کانال در فولدر ایکس باعث نمی‌شود از All Chats یا منوی اصلی چت‌ها پاک شود. این قابلیت برای دسترسی سریع‌تر به چیزهای مهم‌تر یا دسته‌بندی موضوعی طراحی شده. که بسیار هم کاربری و مناسب است.

قابلیت جالب دیگر تلگرام، Archived Chats یا چت‌های آرشیوشده است. یعنی روی یک چت انگشت‌تان را نگه می‌دارید یا راست‌کلیک می‌کنید و آن را آرشیو می‌کنید. آن وقت چت مزبور از منوی اصلی چت‌ها حذف می‌شود. و می‌رود به منو یا لیست چت‌های آرشیوشده. اگر چت‌های (اشخاص، گروه‌ها، کانال‌ها) بی‌اهمیت زیاد دارید اما نمی‌توانید ازشان دل بکنید، بهترین چاره آرشیو کردن‌شان است.

خرده‌پیشنهادات

نامگذاری انگلیسی

هرچقدر گذاشتن نام فارسی بر روی فرزندان زیبا و غرورآفرین است، به نظر من، گذاشتن نام فارسی بر روی فایل‌های کامپیوتر نازیبا و دردسرآفرین است.

تقریباً همیشه سعی می‌کنم اسامی فایل‌ها و فولدرها را انگلیسی بنویسم. به خاطر این که محیط ویندوز برای فارسی کاملاً بهینه‌سازی نشده و نمایش مناسبی ندارد (و شاید در مواردی اختلال ایجاد کند).

دوری از نام‌های پیش‌فرض بی‌معنی

تا جای ممکن از نگه داشتن فولدری با نام New Folder یا تصویری با نام Untitled دوری کنید. یا مثلا اگر از تلگرام آهنگ دانلود می‌کنید و نامش خراب شده حتماً درستش کنید. سعی کنید نام فایل‌ها طوری باشد که بدون باز کردن، حدس نسبتاً نزدیکی از محتوای‌شان داشته باشید. البته که برای تصاویر یا ویدئوهای بی‌شماری که در تلگرام دانلود می‌کنیم این کار امکان‌پذیر یا لازم نیست. اما خودتان متوجه شدید منظور من چیست و در چه جاهایی نیاز به نام درست دارید.

توجه به استعدادهای درخشان در به‌هم‌ریختگی و شلوغی

حواس‌تان به جاهایی که مستعد شلوغ‌شدن هستند باشد. مثل دسک‌تاپ، پوشه دانلود‌ها یا Downloads، یا دایرکتوری اصلی درایوتان (مثلاً درایو C) و غیره.

[آپدیت ۲۸ دی ۱۴۰۰: هنوز دو ماه از خشک شدن جوهر این نوشته‌‌ها نگذشته است که نگارنده متن خودش نزدیک به ۱۰۰ فایل را در گوشه‌ای کپه کرده و مدام هم به این کپه می‌افزاید. شرم. شرم. اما نگارنده اخیراً به یک رهایی بزرگی رسیده و راحت‌تر فایل‌ها را پاک می‌کند. بنابراین به خود قول داده علاوه بر مرتب‌سازی بسیاری از فایل‌های بلااستفاده را پاک کند. انتهای سال ۱۴۰۰ یا در شروع سال بعد همینجا یک گزارش مختصر می‌دهم.]

مرتب‌سازی به مثابه بازی

یک کار مفرح و تقریباً مفید برای زمان بیکاری یا بی‌حوصلگی مرتب‌سازی‌ست. از ایمیل‌ها، بوکمارک‌ها و اشتراک‌های فیدخوان گرفته تا ویدئوهای یوتیوب و موسیقی‌هایی که دانلود کرده‌اید. بنابراین همیشه ذره‌ذره همه چیز را مرتب کنید و اجازه ندهید که خیلی تلنبار شوند.

Pinها یا سنجاق‌شده‌ها

برای مثال، فایل اکسپلورر (نرم‌افزار This PC که آیکونش کامپیوتر است) به شما اجازه می‌دهد بر روی تسک‌بار روی میانبر فایل اکسپلورر (که آیکونش فولدر است) تعدادی فولدر را پین کنید. یعنی آن پین‌شده‌ها همیشه بالا باشند.

چگونه یک فایل را پین کنیم؟ فایل موردنظر را در نرم‌افزار مربوطه‌اش باز کنید. مطمئن شوید که نرم‌افزار در  Taskbar یا نوار ابزار پایین صفحه قرار دارد. روی آیکون نرم‌افزار راست‌کلیک کنید، روی فایل یا فولدر موردنظر راست‌کلیک کنید و گزینه Pin to this list را انتخاب کنید.

Favorites یا علاقه‌مندی‌ها

در فایل اکسپلورر، بخش سمت چپ صفحه به چند فهرست یا منوی دسترسی سریع اختصاص یافته. بالاترین فهرست، Favorites است. که اگر اشتباه نکنم به صورت پیش‌فرض دو مورد Desktop و Recent Places را در خود دارد. اما همانطور که می‌بینید من هم چند فولدری که برایم پرکاربردتر بوده‌اند را اضافه کرده‌ام.

راه ساده‌اش این است: فولدری که می‌خواهید را به آرامی به بخش Favorites بکشید. اما دکمه‌چپ موس را رها نکنید. اگر روی یکی دیگر از موارد نگه دارید، پیام کوچکی نمایش داده می‌شود “Move to this folder” به جای this folder نام فولدر مقصد را می‌نویسد. یعنی فکر می‌کند شما می‌خواهید این فولدر که دست‌تان است را به یک فولدر دیگر انتقال دهید. اما اگر آیکون فولدری که دست‌تان است را به آرامی به بین دو مورد از موارد مورد‌علاقه‌ها یا Favorites بکشید، یک خط ضخیم سیاه می‌آید و پیام “Create link in favorites” نمایش داده می‌شود. حالا باید رها کنید.

راه طولانی‌تر و بازهم ساده‌: روی فولدر موردنظرتان راست‌کلیک کنید. گزینه Create shortcut را انتخاب کنید. فولدری که انتخاب کرده‌اید در ظاهر کپی‌پیست می‌شود. اما در واقع از آن یک میانبر ایجاد شده. که شبیه به لینک عمل می‌کند. یعنی یک آیکون داریم که نامش با نام فولدر ما یکی‌ست و در انتهای اسمش نوشته Shortcut. و البته در گوشۀ آیکونش هم فلش دارد. حالا این آیکون را انتخاب کرده، Ctrl + X را فشار دهید (برای انتقال)، در فایل اکسپلورر خود Favorites را کلیک کنید (می‌توانید روی ستاره‌اش کلیک کنید)، بخش موردعلاقه‌ها باز می‌شود. حالا Ctrl + V را فشار دهید تا میانبر جدیدتان در اینجا اضافه شود. اگر خواستید با انتخاب میانبرتان می‌توانید کلید F2 را فشار دهید و نامش را عوض کنید (چون نامش طولانی شده).

[خودم هم مسائل کامپیوتری را بدون عکس و ویدئو سخت می‌فهمم. انشاالله بعداً که زمان و حوصله بیشتری بود و البته اگر درخواستی بود حتماً اینجور توضیحات را تصویری ارائه می‌کنم. جایی که تقاضا باشد، عرضه هم خواهد بود. :)]

پی نوشت

از نظر خیلی‌ها این حرف‌ها و «ترفندها» بسیار ساده و پیش‌پاافتاده هستند. اما من معلمانی در هنرستان داشتم که کار و زندگی‌شان با کامپیوتر بود اما دریغ از کمی بهینه‌سازی و مرتب‌سازی در استفاده از این نعمت بزرگ. امیدوارم این بهینه‌سازی‌ها، زمانی – هرچند کم – از عمر شما را ذخیره کنند.